Sollicitaties bijhouden: wat noteer je en hoe doe je dat?
Heb je tien sollicitaties lopen, dan weet je het nog wel. Bij twintig niet meer. Je krijgt een mail van een bedrijf waar je drie weken geleden naar schreef en je moet eerst zoeken wat je ook alweer stuurde. Dat kost je het gesprek niet, maar wel een vlotte start ervan.
Bijhouden hoeft niet veel werk te zijn. Het gaat om een paar vaste gegevens en een vaste gewoonte.
Wat noteer je per sollicitatie?
Begin met deze dingen. Meer heb je zelden nodig.
- Bedrijf en functienaam
- Link naar de vacature
- De vacaturetekst zelf, zie hieronder
- Datum van solliciteren
- Naam en mailadres van de contactpersoon
- Salaris, als het in de vacature staat
- Wat je hebt meegestuurd: welke versie van je cv en brief
- Notities na elk contact
- Je status: waar staat de sollicitatie nu?
Bewaar de vacaturetekst
Vacatures verdwijnen vaak zodra ze gesloten zijn. Word je drie weken later uitgenodigd, dan staat de tekst waarop je je brief schreef er niet meer. Kopieer hem of maak een screenshot op de dag dat je solliciteert.
Gebruik weinig statussen
Een lange lijst met statussen houd je niet vol. Begin met de basis: vacature (nog te doen), gesolliciteerd, gesprek, aangenomen en afgewezen. Meer detail zet je in je notities, niet in een extra status. Pas als je merkt dat je een tussenstap echt mist, voeg je die toe, zoals een kolom voor sollicitaties waar je wel op reactie hebt maar nog geen gesprek.
Schrijf op wat je hierna doet
Dit levert het meeste op. Zet bij elke sollicitatie in je notities wat je nu moet doen en wanneer. "Mailen als er vrijdag nog niets is." Zonder die regel blijft een sollicitatie hangen tot je er per toeval tegenaan loopt.
Plan een vaste wekelijkse ronde
Kies één moment per week, bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Loop alle lopende sollicitaties langs. Zet statussen goed, kijk welke notities een datum hebben die voorbij is en besluit welke je opvolgt. Reken op een kwartier. Wil je weten hoe en wanneer je opvolgt, lees dan opvolgen na een sollicitatie.
Veelgemaakte fouten
- Alleen je mailbox als archief. Mails vind je terug, maar een overzicht krijg je er niet uit.
- Alleen solliciteren, niet noteren. Je weet dan niet meer welke versie van je brief naar wie ging.
- Afgewezen sollicitaties weggooien. Houd ze bij. Na een paar weken zie je patronen: welke soort vacatures leidt tot een gesprek, en welke niet.
- Geen datum bij je volgende stap. Een stap zonder datum gebeurt niet.
Waarmee houd je het bij?
Een spreadsheet werkt prima voor de eerste tien. Daarna wordt het onoverzichtelijk. Een Kanban-board laat in één oogopslag zien waar elke sollicitatie staat. Je vergelijkt de opties in Excel of een sollicitatietracker.